Inleiding
Op het Coligo platform is het mogelijk om drie verschillende soorten telefoons met elkaar te combineren: vast, mobiel en webphone/softphone. Soms moeten alle apparaten tegelijkertijd rinkelen en soms moet er slechts één apparaat rinkelen.
Om dit alles goed in te stellen qua bereikbaarheid dient er een Reach profiel aangemaakt te worden waarin dit soort zaken gedefinieerd worden. In Reach kunnen er drie zaken aangemaakt worden:
• Profielen
• Call classes
• Statussen
Profielen
In een profiel kan je de wensen instellen voor je afzendernummer en je inkomende verkeer.
Afzendnummer:
• Overnemen standaard profiel: je profiel zal uitbellen met het nummer dat ingesteld staat in hetprofiel ‘Standard’.
• Uitgeschakeld: je zult anoniem uitbellen.
• Ingeschakeld: je kunt uit het dropdown menu een nummer kiezen waarmee je uitbelt.
Inkomend:
• Direct doorschakelen: je laat een inkomende beller direct doorschakelen naar de gekozen bestemming. Dit kan de voicemail, een intern of een extern nummer zijn.
• Bij bezet doorschakelen: wat er moet gebeuren als de gebelde persoon al in gesprek is?
• Bij geen gehoor doorschakelen: wat er moet gebeuren als de gebelde persoon niet opneemt?
• Externe afzender nummer bij een doorschakeling: als er een doorschakeling actief is kan je hier aan geven welk nummer er mee verzonden dient te worden.
Bij ‘Toon geavanceerde instellingen’ kan je aanvinken welk toestel moet rinkelen binnen dit profiel. Vink aan welk toestel moet rinkelen en klik op ‘opslaan’
Call classes en statussen
Via call class geef je aan hoe een profiel zich moet gedragen in combinatie met een status. De call class kan een afzendnummer meegeven, indien deze leeg gelaten is zal er gekeken worden naar het afzendnummer dat in het profiel ingesteld is.
Via een status kan je tijdschema’s maken. Bereikbaarheid tijdens kantooruren en buiten kantooruren kanje op deze manier splitsen.
De statustijd is niet bepalend voor de extensie, deze wordt immers geregeld via een nummerplan. Hetis wel bepalend voor een 06-nummer.
Voorbeeld 1: Een enkelvoudig Reach profiel
In dit voorbeeld bouw ik een enkelvoudig Reach profiel op. Dat wil zeggen dat ik één nummer heb en deze bereikbaar moet zijn. Dit zal altijd om een vast nummer gaan en niet een mobiel nummer. In dat geval moet voorbeeld 2 aangehouden worden.
Stap 1: Ga naar de klant in Kubus en klik links op ‘Gebruikers’. Je ziet nu een lijst met gebruikers, klik op de knop ‘Reach’ bij de desbetreffende gebruiker.
Stap 2: Het Reach profiel is nu zichtbaar. Er staat 1 profiel: Standard. Zweef hierover met je muis en klik op ‘wijzig’.
Stap 3: Stel nu de bereikbaarheid en afzendernummer in voor de klant. Dit zijn de basis instellingen waarop verder geborduurd zal worden in nieuwe profielen. Bij ‘toon geavanceerde instellingen’ kan je instellen welke devices moeten rinkelen, bij standard profiel is het prima om alle beschikbare opties aan te vinken.
Stap 4: Maak een nieuw profiel aan door op ‘profiel aanmaken’ te klikken. Geef deze een naam en eenkleurtje. Denk aan namen als ‘Vast’, ‘Mobiel’, ‘VastMobiel’ etc. In dit voorbeeld maak ik een profiel aan dat ‘Vast’ heet.
Stap 5: Herhaal stap 2 en stap 3 bij het zojuist aangemaakte profiel (Vast). Klik onderin op ‘toon geavanceerde instellingen’ en selecteer welke toestellen moeten rinkelen voor dit profiel. Sla het profiel op en herhaal dit eventueel als er meerdere profielen nodig zijn. Voor dit profiel wil ik dat beide toestellen rinkelen en vink ik ‘Fixed’ en ‘Web’ aan.
Stap 6: Maak een call class aan door op ‘call class aanmaken’ te drukken. Geef deze een naam en stel het afzendernummer in. Denk aan namen als ‘Vast’, ‘Mobiel’, ‘VastMobiel’ etc. In dit geval neem ik de naam ‘Vast’ en kies ons vaste telefoonnummer als afzendnummer.
Stap 7: Maak een status aan door op ‘status aanmaken’ te klikken. Geef deze een logische naam. Denk aan zaken als ‘Overdag’, ‘Werktijd’, ‘Prive’ etc. Zweef met de muis op de net aangemaakt status en klik op ‘detail’.
Stap 8: Bij tijdsconfiguratie klikken op ‘toevoegen’. Vul bij het eerste profiel in dat er per periode gewerkt zal worden van maandag tot en met zondag 00:00:00 tot en met 23:59:59. Er moet zelf ingetypt worden,Kubus laat alleen een voorbeeldtijd zien namelijk. Laat ‘overschrijven mogelijk’ aan staan. Sla daarna dit op. Hiermee zal deze status standaard geactiveerd zijn, via een handmatige overschrijving kunnen andere statussen wel geactiveerd worden. In het Reach profiel zal er nu een groene balk staan voor de status. Klik daarna bovenin op ‘Reach’ om terug te keren in het Reach profiel. Voor meerdere statussenStap 7 en 8 herhalen.
Stap 9: Sleep het juiste profiel in het juiste vak, bij meerdere profielen dit herhalen totdat alle blokken gevuld zijn. Je Reach moet er nu uitzien als in het voorbeeld.
Stap 10: Klik op het tabje ‘Configuratie’ en vul een basis belklasse en een basis belstatus in. Sla dit onderin op. Zonder tijdsconfiguratie in een status is dit namelijk essentieel, anders weet Reach niet wat de standaard situatie is en zal dan teruggrijpen op het ‘standard’ profiel.
Stap 11: Klik op het tabje ‘Nummers’ en klik per nummer op ‘wijzig’. Vul in beide vakken een verkeersklasse (een call class) in. Voor het vaste nummer kies ik dan ook de call class ‘Vast’.
Stap 12: Klik op het tabje ‘Toestellen’ en klik per toestel op ‘wijzig’. Vul daar je correcte call class in en sla je gegevens op. Voor ‘Fixed’ en ‘Web’ kies ik dan ook de call class ‘Vast’. Hiermee is een enkelvoudig Reach profiel klaar voor gebruik.
Voorbeeld 2 Een tweevoudig Reach profiel
Soms is het nodig om het verkeer te scheiden, mensen die naar een 06-nummer bellen hoeven bijvoorbeeld niet op het vaste toestel mee te rinkelen. In dat geval moeten we met meerdere call classes gaan werken zodat dit belverkeer ook daadwerkelijk gescheiden loopt van elkaar. In het onderstaande voorbeeld wordt er gebouwd vanaf het begin, indien er al een aanwezig Reach profiel is kan er vanaf stap 4 verder gelezen worden.
Stap 1: Ga naar de klant in Kubus en klik links op ‘Gebruikers’. Je ziet nu een lijst met gebruikers, klik op de knop ‘Reach’ bij de desbetreffende gebruiker.
Stap 2: Het Reach profiel is nu zichtbaar. Er staat 1 profiel: Standard. Zweef hierover met je muis en klik op ‘wijzig’.
Stap 3: Stel nu de bereikbaarheid en afzendernummer in voor de klant. Dit zijn de basis instellingen waarop verder geborduurd zal worden in nieuwe profielen. Bij ‘toon geavanceerde instellingen’ kan je instellen welke devices moeten rinkelen, bij standard profiel is het prima om alle beschikbare opties aan te vinken.
Stap 4: Maak een nieuw profiel aan door op ‘profiel aanmaken’ te klikken. Geef deze een naam en eenkleurtje. Denk aan namen als ‘Vast’, ‘Mobiel’, ‘VastMobiel’ etc. In dit voorbeeld maak ik twee profielen aan: ‘Vast’ en ‘Mobiel’.
Stap 5: Herhaal stap 2 en stap 3 bij de zojuist aangemaakte profielen (‘Vast’ en ‘Mobiel’). Klik onderin op ‘toon geavanceerde instellingen’ en selecteer welke toestellen moeten rinkelen voor dit profiel. Sla het profiel op en herhaal dit eventueel als er meerdere profielen nodig zijn. Voor het profiel ‘Vast’ wil ik alleen dat mijn vaste toestel en Coligo Desktop over zullen gaan en vink ik ‘Fixed’ en ‘Web’ aan. Voor het profiel ‘Mobiel’ vink ik alleen ‘Mobile’ aan.
Stap 6: Maak twee call classes aan door op ‘call class aanmaken’ te drukken. Geef deze een naam en stel het afzendernummer in. Denk aan namen als ‘Vast’, ‘Mobiel’, ‘VastMobiel’ etc. In dit geval neem ik de namen ‘Vast’ en kies ons vaste telefoonnummer als afzendnummer, voor de call class ‘Mobiel’ neem ik een mobiel nummer als afzendnummer.
Stap 7: Maak een status aan door op ‘status aanmaken’ te klikken. Geef deze een logische naam. Denk aan zaken als ‘Overdag’, ‘Werktijd’, ‘Prive’ etc. Zweef met de muis op de net aangemaakt status en klik op ‘detail’.
Stap 8: Bij tijdsconfiguratie klikken op ‘toevoegen’. Vul bij het eerste profiel in dat er per periode gewerkt zal worden van maandag tot en met zondag 00:00:00 tot en met 23:59:59. Er moet zelf ingetypt worden,Kubus laat alleen een voorbeeldtijd zien namelijk. Laat ‘overschrijven mogelijk’ aan staan. Sla daarna dit op. In het Reach profiel zal er nu een groene balk staan voor de status. Klik daarna bovenin op ‘Reach’ om terug te keren in het Reach profiel. Voor meerdere statussen stap 7 en 8 herhalen.
Stap 9: Sleep het juiste profiel in het juiste vak, bij meerdere profielen dit herhalen totdat alle blokken gevuld zijn. Het moet er dan uitzien als hieronder, vanuit privacy oogpunt is het 06 nummer afgeschermd in dit voorbeeld.
Stap 10: Klik op het tabje ‘Configuratie’ en vul een basis belklasse en een basis belstatus in. Sla dit onderin op. Zonder tijdsconfiguratie is dit namelijk essentieel, anders weet Reach niet wat de standaardsituatie is en zal dan teruggrijpen op het ‘standard’ profiel
Stap 11: Klik op het tabje ‘Nummers’ en klik per nummer op ‘wijzig’. Vul in beide vakken een verkeersklasse in. Voor het vaste nummer kies ik dan ook de call class ‘Vast’, voor het 06 nummer kies ik ‘Mobiel’.
Stap 12: Klik op het tabje ‘Toestellen’ en klik per toestel op ‘wijzig’. Vul daar je correcte call class in en sla je gegevens op. Voor ‘Fixed’ en ‘Web’ kies ik dan ook de call class ‘Vast’, en bij ‘Mobile’ kies ik voorde call class ‘Mobiel’. Hiermee is het Reach profiel voltooid en is deze klaar voor gebruik.